Vad är ett diarium?

När en handling har kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska handlingen registreras – diarieföras – snarast (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen). Syftet är att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar.

Handlingarna ska hållas ordnade så att det går att konstatera vilka allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Undantag gäller för handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. Exempel på sådana handlingar är protokoll från styrelser och nämnders sammanträden som hålls ordnade efter det datum som sammanträdet ägt rum.

Ett diarium är ett kronologiskt ordnat register över upprättade, inkomna och utgående handlingar. I diariet återfinns det mesta av den officiella kommunikationen som sker inom landstinget och mellan landstinget och andra myndigheter, organisationer, företag och privatpersoner.
Av diariet ska som minimikrav framgå:

  • datum då handlingen kom in eller upprättades
  • diarienummer eller annan beteckning på handlingen
  • i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har skickats till
  • i korthet vad handlingen rör

 

I vissa ärenden förekommer så kallade sekretessbelagda (hemliga) uppgifter. Då det ligger i sakens natur att ett diarium ska vara offentligt, d v s allmänt tillgängligt, får man vid diarieföring av ärenden där sekretessbelagda uppgifter finns, utelämna uppgifter enligt punkterna 3 och 4 ovan om det behövs för att diariet i övrigt ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten.